ORGANISATION DU CABINET
La relance des justificatifs : la tâche que personne ne facture
La relance des justificatifs : la tâche que personne ne facture
Il existe dans chaque cabinet comptable une tâche qui ne figure sur aucune lettre de mission, qui n'apparaît dans aucun devis, et qui consomme pourtant plusieurs heures chaque semaine.
Réclamer les pièces manquantes.
Comment le problème se forme
Le mécanisme est toujours le même. Un client règle un achat par carte. L'opération apparaît sur le relevé bancaire. La facture, elle, reste dans une boîte de messagerie, dans une poche de veste, ou n'a jamais été demandée au fournisseur.
Le collaborateur du cabinet constate le décalage au moment du rapprochement. Il envoie un message. Sans réponse, il en envoie un second. Le client répond qu'il va regarder. Le mois se termine.
Rien de tout cela n'est grave pris isolément. Multiplié par le nombre de dossiers et par le nombre d'opérations, cela occupe un temps considérable — et ce temps n'est facturé nulle part.
Pourquoi cette tâche résiste
Trois raisons expliquent qu'elle persiste malgré les outils.
Elle est invisible dans les indicateurs du cabinet. Personne ne mesure le temps passé à réclamer. Il se dilue dans la production, entre deux saisies, et n'apparaît sur aucun tableau de bord.
Elle relève de la relation client. Relancer trop fermement agace, relancer trop mollement ne produit rien. Chaque collaborateur trouve son équilibre, et cet équilibre ne se transmet pas.
Elle arrive toujours au mauvais moment. On s'en aperçoit quand le rapprochement ne tombe pas juste, c'est-à-dire quand il faudrait déjà être passé au dossier suivant.
Ce qui change quand la détection est automatique
Le point de bascule n'est pas l'envoi du message. C'est le moment où l'on sait qu'il manque quelque chose.
Aujourd'hui, ce constat se fait à la main, en fin de période, en confrontant les relevés aux pièces. Il peut se faire au fil de l'eau : chaque opération bancaire sans justificatif rattaché est identifiable dès qu'elle apparaît sur le compte.
À partir de là, la relance devient une décision, plus une découverte. Le cabinet ne cherche plus ce qui manque, il choisit ce qu'il réclame et à qui.
Ce que nous avons construit dans Mr. Comptable
Le module rapproche les opérations bancaires des pièces disponibles et signale ce qui n'a pas de contrepartie. Il identifie le client concerné, la date, le montant et le libellé.
La relance part par courriel ou par SMS, avec le détail de ce qui est attendu. Sept motifs sont prévus, du justificatif simple à la facture impayée.
Rien ne part sans relecture. C'est un choix, et il n'est pas négociable. Un message automatique envoyé à un client au mauvais moment coûte plus cher que le temps qu'il fait gagner. Le cabinet voit ce qui va être envoyé, à qui, et valide.
Pour le SMS, un consentement daté est requis et conservé. C'est une obligation, et c'est aussi une protection.
Le même mécanisme, appliqué aux honoraires
Un cabinet qui relance ses clients sur leurs justificatifs relance rarement ses clients sur ses propres factures. Le sujet est inconfortable, et il passe après le travail de production.
Le même module suit les honoraires impayés du cabinet et propose la relance au même endroit. Ce n'est pas un ajout accessoire : c'est souvent la trésorerie du cabinet qui en dépend.
Ce que cela ne fait pas
Il faut être clair sur les limites.
Cela ne remplace pas la relation avec le client. Un dossier qui traîne depuis six mois relève d'une conversation, pas d'un message automatique.
Cela ne rend pas les pièces manquantes. Si le client n'a jamais demandé la facture à son fournisseur, aucun outil ne la fera apparaître.
Et cela ne dispense pas du contrôle. Ce qui est détecté doit être vérifié : un rapprochement peut échouer pour d'autres raisons qu'une pièce absente.
Pourquoi cela compte
Un dossier se boucle le 10 ou le 25 du mois selon le temps qu'il a fallu pour réunir les pièces.
Cet écart de quinze jours n'a rien à voir avec la compétence technique du cabinet. Il tient à une tâche que personne ne facture, que personne ne mesure, et que tout le monde subit.
C'est précisément le genre de sujet sur lequel un outil peut agir — non pas en remplaçant le collaborateur, mais en lui évitant de chercher ce qui manque.